月末に経理担当者が請求書の山に向かっている会社、よく見ます。紙の請求書を開いて、金額・振込先・科目を会計ソフトに手で打ち込む。件数が多いと、それだけで半日が消えます。
AI-OCRを入れれば手入力はなくなる、というのは正しいです。ただ、使ってみて「あれ、思ったより楽にならない」と感じる会社も少なくない。OCRで読んだ後の流れを、ちゃんと設計していないことが多いからです。
読み取り後に止まる理由
AI-OCRで請求書から金額・日付・発行元などを読み取るのは、今のツールならそれなりに動きます。問題はその先です。
読んだデータは、そのまま会計ソフトに流せるわけではありません。たいていの場合、こんな確認が挟まります。
- 発注書や受領書と金額が合っているか（3点突合）
- 消費税の計算や科目割り当ては正しいか
- インボイス番号が登録番号として有効か
- 電帳法の要件（タイムスタンプ・検索要件）を満たしているか
OCRで読んだ後に、これを全部手で確認していたら、手入力が減った分と大して変わりません。「読む」の部分しか自動化していないからです。
照合まで設計する、ということ
私が考えるAI-OCR導入の実際の仕事は、照合設計です。
紙の請求書
↓ AI-OCRで読み取り（文字・数値の構造化）
読み取りデータ
↓ ここをどう設計するか
照合（3点突合・科目ルール・インボイス番号）
↓ 差異があれば人が確認、なければそのまま
会計ソフトへの仕訳インポート
手前の「読む」部分はツールが動く。詰まるのは、読んだ後の突合・仕訳のルール決めです。
3点突合でいうと、発注書・納品書・請求書の3つを同じ注文番号でひもづけて金額を確認する作業です。これをAIにやらせるには、社内のどこにその3つのデータがあるか、突合のキーが何か（発注番号・伝票番号など）を先に決めておく必要があります。データがバラバラに保存されていると、突合の前に「データを集める」設計が要ります。
AIへの頼み方
このあたりの処理を設計するとき、私はAIに日本語で要件を渡しながら進めます。だいたいこんな感じです。
請求書PDFをOCRで読み取ったデータを使って、発注書・納品書と突合したい。
- 突合キーは発注番号。3つのファイルで発注番号が一致しているものを照合する
- 金額の差異が出た場合は確認待ちのステータスにして、担当者にわかるようにしておく
- インボイス番号の有効性は国税庁の適格請求書発行事業者公表システムで照会できるので、その番号が登録されているかチェックする
- 電帳法の要件（タイムスタンプと検索項目の保存）はどのタイミングで何を保存しておけばいいか一緒に教えて
ポイントは、「OCRを使って自動化したい」ではなく、「どんな照合が必要で、不一致をどう扱うか」まで具体的に渡すことです。曖昧な要件のままAIに投げると、動くものはできても照合ロジックが抜けていたりします。
何から始めるか
AI-OCR＋照合の設計を一気に入れようとすると、要件定義だけでかなり時間がかかります。私がいつも薦めるのは、守り→効率化→攻めの3段階です。
まず守りは、電帳法・インボイスへの対応です。紙を電子保存するルールと、インボイス番号の確認フローを整える。ここは法律上やらないといけないので、最初に片づけます。
次の効率化は、OCRでの読み取りと自動仕訳のルール設計です。よく来る取引先の請求書フォーマットを分類して、科目割り当てのパターンを作る。ここまで動けば手入力はかなり減ります。
攻めは3点突合の自動化です。発注→納品→請求の流れを自動でひもづけるには、社内の発注データが整理されていることが前提になります。発注書が紙のまま・メールの添付のまま、という状態だとここで詰まります。
詰まりやすい所
OCR自体の精度は、フォーマットが揃っている書類なら高い。ただ、手書きや独自フォーマットの帳票が混じると一気に落ちます。取引先の請求書フォーマットは会社ごとにバラバラなことが多いので、「何種類のフォーマットが来るか」を先に数えておくと、見積もりが現実に近くなります。
もう一つ、法人間の突合、たとえばグループ会社間の内部取引は一段複雑です。親会社から来た請求書に子会社側で受け取った記録が必要で、どちら側でどこまで管理するかを先に合意しておかないと、照合のロジックが組めません。
この手が使えるかどうかの確認点
同じ設計が効くかどうか、事前に確認しておきたいのは3つです。
- 発注書・納品書がデジタルで保存されているか（突合キーを拾えるか）
- 請求書のフォーマットが何種類あるか、手書きはどれくらい混じるか
- 科目割り当てルールが社内に文書化されているか
3つ全部整っていれば、照合まで含めた自動化の設計は進めやすいです。どれか欠けていたら、その部分の整理から始めることになります。OCRを入れる前の段階でここを確認するだけで、「入れたけどやっぱり手間がかかる」という結果は避けやすくなります。